Mail, Chat, Telefon, Möte – möjligheterna att kommunicera på jobbet är oändliga. Själv använder jag följande metoder:
Mail: När jag behöver en försäkran. Folk har en fantastisk förmåga att glömma vad de säger och lovar och allt som jag anser behövs försäkras skickar jag i mail. Tricket är att hålla mailet rent, strukturerat och tydligt och så fort det börjar tråda ut sig, kalla till beslutsmöte istället och summera det och skicka ett nytt mail med summeringen.
Mail är också bra för att ge statusrapporter, även om det finns mer sofistikerade verktyg för det idag så kan man inte räkna med att folk hittar dit – tyvärr. Kanske en dag…
När det gäller mail är det också VÄLDIGT bra att låta dem mogna ibland, om det inte verkligen krävs ett ilsnabbt svar. Om klockan är sen och det är dags att gå hem och du ”bara” ska skicka det där mailet – vänta till nästa dag. Personen kommer inte att läsa det och risken är stor att du kommer behöva rätta det du skrev. Min erfarenhet är att det alltid lönat sig att vänta.
Mail skrivna i affekt ska dessutom både mogna och skrivas om, gärna ett par gånger.
Chat: Snabba frågor som inte kräver långa undersökningar. Tips och trevligheter. Privata kommentarer under stormöten (men se för Guds skull till att de hamnar rätt!) 🙂 Diskussioner med folk som gillar att chatta. Den klara fördelen med sådana är att chatten sparas och du behöver inte skriva ner en separat notis.
Videochat: När det börjar bli jobbigt att skriva eller man vill visa något för att förtydliga. Notera att det INTE är en telefon, det hör till god sed att fråga först och respektera statusfältet.
Telefon: Krissituationer + (motvilligt) diskussioner med stenåldersmän. Det finns de av det gamla gardet som fortfarande anser att telefon är det ultimata kommunikationsmediet, jag vet faktiskt inte vad de baserar det på. Snabbt svar? Det kan man få på chatten om alla är på banan + att man slipper risken att störa någon. Personligt samtal? Åter igen, chatten. På med kameran så blir det betydligt mer personligt än en sabla burkig telefon. Få snabbare beslut? Visst kan man få det – men med noll bevisbörda efteråt och jag personligen hatar att få tonvis av livsviktig info enbart i tal, så att jag själv måste komma ihåg allt så fort vi lägger på. Det enda jag kan acceptera är om man kombinerar samtalet med ett skrivet material och att man i telefonen talar i detalj om materialet.
Möte: När mer än två ska kommunicera fram och tillbaka. Mailkonversationer med många inblandade är hopplösa, då är det bättre att kalla till möte och ta noteringar och summera. Om man skippar de sista delarna kan man lika gärna ta kaffe istället. Möten ska ha ett syfte, en agenda och ett mål. Och man ska hålla tiden + inte boka in galet mycket tid bara för att det kan vara bra att ha.
Ska jag säga en bra sak med COVID-19 och onlinemöten så är det att alla nu ringer in separat och det gör det så mycket lättare att höra vad folk säger. Möten där sjok av människor sitter i samma rum tillsammans och pratar in i samma mick är odrägligt.